Många använder Microsoft 365 och Outlook varje dag för att planera möten, kundbesök och andra aktiviteter. Samtidigt förväntar sig kunder och kollegor att kunna nå rätt person vid rätt tidpunkt.
Men vad händer när kalendern och telefonsystemet får arbeta tillsammans?
Med en kalenderkoppling kan telefonsystemet automatiskt anpassa din tillgänglighet utifrån de bokningar som finns i kalendern. Det innebär mindre administration för dig och en bättre upplevelse för den som försöker nå dig.
Har du någon gång glömt att ändra din hänvisning när du går in i ett möte?
Det är lätt hänt. Telefonen fortsätter att ringa trots att du inte har möjlighet att svara, och den som ringer vet inte varför.
Med en kalenderkoppling kan telefonsystemet automatiskt känna av när du har ett bokat möte i Microsoft 365. När mötet börjar uppdateras din status och rätt hänvisning aktiveras utan att du behöver göra någonting själv.
När mötet är slut återgår du automatiskt till normal tillgänglighet.
En av de största fördelarna är att den som ringer får korrekt information direkt.
Om du sitter i möte kan telefonsystemet exempelvis meddela att du är upptagen och när du förväntas vara tillgänglig igen.
Samma sak gäller vid semester, VAB, utbildning eller andra aktiviteter där du inte har möjlighet att svara.
Istället för att telefonen bara ringer utan svar får den som ringer en tydlig förklaring och ett mer professionellt bemötande.
Många möten tappar fokus när telefonen ringer mitt i en diskussion.
När kalendern styr tillgängligheten minskar antalet störningsmoment samtidigt som viktiga samtal fortfarande kan hanteras enligt företagets rutiner.
Det skapar bättre arbetsro och gör det enklare att fokusera på det som är viktigt för stunden.
När tillgängligheten uppdateras automatiskt får även kollegorna bättre överblick.
De kan se om du är tillgänglig, sitter i möte eller är frånvarande och vet därmed lättare vem som kan hjälpa kunden snabbast.
Det leder ofta till smidigare samarbete och bättre service.
Kalenderkoppling är kanske inte den mest avancerade funktionen i ett modernt telefonsystem, men den är ofta en av de mest uppskattade.
Genom att låta Microsoft 365 och telefonsystemet samarbeta minskar behovet av manuell hantering samtidigt som både kunder och kollegor får bättre information.
För användare av HybraUC finns möjlighet att koppla samman Outlook-kalendern med telefonsystemet så att status, profiler och hänvisningar hanteras automatiskt baserat på kalenderbokningarna.
Det är en funktion som arbetar i bakgrunden varje dag – men som gör stor skillnad över tid.
Ja. Med en aktiv kalenderkoppling kan telefonsystemet känna av bokningar i Microsoft 365 och automatiskt aktivera rätt hänvisning.
Ja. Beroende på företagets inställningar kan den som ringer få information om att du exempelvis sitter i möte, är på semester eller är tillbaka vid en viss tid.
Ja. Kalenderkopplingen kan användas för flera typer av frånvaro och aktiviteter där du inte är tillgänglig.
Nej. När kalenderkopplingen är aktiverad uppdateras status och hänvisningar automatiskt utifrån dina kalenderbokningar.
Med kalenderkoppling får du:
Ibland är det de små funktionerna som gör den största skillnaden i vardagen.
Här kan man läsa mer om mobilaväxlar
Telekonsult
Systratorpsvägen 16
352 46 Växjö
Telefon: 0470-765900
E-post: info.telekonsult@elonbusiness.se
Sommartider i butiken 22 juni till 7 aug (v26-32) 8.00-15.00 lunch 11.30-12.30 vardagar.
13-17 juli håller vi stängt i butiken (v29). Vår support är öppen som vanligt 8-17 lunch 11.30-12.30