De flesta använder sin kalender varje dag.
Möten bokas, semestrar planeras och tider reserveras för fokusarbete. Samtidigt förväntar sig kunder och kollegor att kunna nå rätt person vid rätt tillfälle.
Det är här kalenderkopplingen kommer in i bilden.
Genom att låta kalendern och telefonsystemet samarbeta kan mycket av den dagliga hanteringen ske automatiskt. Resultatet blir färre avbrott, bättre information till den som ringer och en smidigare arbetsdag.
Många känner igen situationen:
Du går in i ett möte och glömmer att ändra din hänvisning eller tillgänglighet. Telefonen fortsätter att ringa trots att du inte har möjlighet att svara.
Med en kalenderkoppling kan telefonsystemet automatiskt känna av när du sitter i möte och aktivera rätt profil utan att du behöver göra någonting själv.
När mötet är slut återgår du automatiskt till normal tillgänglighet.
En liten funktion som sparar både tid och irritation.
Kalenderkopplingen hjälper inte bara dig som användare – den förbättrar även upplevelsen för den som försöker nå dig.
När du sitter i möte, är på semester, vabbar eller av annan anledning inte är tillgänglig kan telefonsystemet automatiskt hantera samtalet på rätt sätt.
Istället för att telefonen bara ringer utan svar kan den som ringer få ett anpassat röstmeddelande som berättar varför du inte är tillgänglig.
Beroende på hur företaget har valt att sätta upp systemet kan samtalet även kopplas vidare till en kollega, en grupp eller företagets växel.
Det ger ett betydligt mer professionellt intryck än ett obesvarat samtal.
Att bli avbruten mitt i ett möte är sällan optimalt.
När telefonsystemet vet att du är upptagen kan samtalen hanteras enligt företagets rutiner utan att du behöver tänka på det.
Det ger bättre fokus under möten, minskar stress och gör det enklare att vara närvarande i det arbete du faktiskt utför.
Kalenderkopplingen gör det också enklare för kollegor att se om du är tillgänglig, sitter i möte eller är frånvarande.
Det minskar onödiga avbrott och gör det lättare att veta vem som kan hjälpa kunden snabbast.
För företag med många användare kan detta skapa ett betydligt smidigare samarbete internt.
De mest uppskattade funktionerna är inte alltid de mest avancerade.
Kalenderkoppling är ett bra exempel på en funktion som arbetar i bakgrunden utan att kräva någon större insats från användaren. Trots det bidrar den till bättre tillgänglighet, färre missade samtal och en mer professionell kundupplevelse.
För användare av HybraUC finns möjlighet att koppla samman Outlook-kalendern med telefonsystemet så att tillgänglighet, profiler och hänvisningar hanteras automatiskt.
Det är en av de funktioner som många snabbt vänjer sig vid – och som få vill vara utan när den väl är aktiverad.
Med kalenderkoppling får du bland annat:
Ibland är det de små funktionerna som gör den största skillnaden.
Läs mer om mobilväxel här
Telekonsult
Systratorpsvägen 16
352 46 Växjö
Telefon: 0470-765900
E-post: info.telekonsult@elonbusiness.se
Våra öppettider:
8.00-17.00 lunch 11.30-12.30 vardagar