De flesta tänker inte särskilt mycket på körjournalen – förrän någon faktiskt vill se den.
Det kan exempelvis handla om att företaget behöver kontrollera en äldre resa, ta fram underlag till redovisningen eller kunna visa hur en företagsbil har använts om Skatteverket ställer frågor.
Då blir det plötsligt viktigt att informationen finns kvar och att resorna är rätt dokumenterade. Och det är ofta där osäkerheten börjar.
Var finns informationen? Är allt sparat? Saknas något? Och hur långt tillbaka behöver man gå?
I många företag hanteras körjournaler fortfarande manuellt. Det kan fungera bra ett tag, men ju längre tiden går desto större blir risken för att information saknas eller behöver kompletteras i efterhand.
Vanliga problem med manuella körjournaler är:
Många känner igen situationen: man försöker återskapa gamla resor genom kalendern, mejlen eller minnet. Efter några månader kan det vara svårt att komma ihåg exakt var man körde, när resan gjordes och vad syftet med resan var.
Med en digital körjournal registreras resorna automatiskt. Det minskar behovet av manuella anteckningar och gör det enklare att ha informationen samlad när den behövs.
Det handlar därför inte bara om administration. För många företag handlar det lika mycket om trygghet och kontroll.
En körjournal kan vara ett viktigt underlag för att visa hur en företagsbil har använts och för att skilja mellan tjänsteresor och privata resor.
Skatteverket beskriver en löpande och noggrant förd körjournal som ett bra sätt att visa hur företagets bil har använts. Körjournalen kan vara elektronisk eller föras manuellt.
Skatteverket rekommenderar bland annat att körjournalen innehåller uppgifter om datum, mätarställning, körsträcka, start- och slutadress samt ärendet eller syftet med resan.
Läs Skatteverkets information om körjournal →
Med en digital körjournal registreras många uppgifter automatiskt. Det minskar behovet av att i efterhand försöka återskapa resor från kalendern, mejlen eller minnet.
En stor fördel med en digital körjournal är att information om resorna registreras och sparas löpande. Det gör det betydligt enklare att gå tillbaka och kontrollera historiken när det behövs.
Mindre letande. Mindre administration. Färre chansningar. Och framför allt: bättre kontroll över företagets körjournaler.
Olika företag har olika behov. För vissa är det viktigaste att slippa den manuella körjournalen. Andra vill använda informationen för att få bättre kontroll över företagets fordon.
Beroende på lösning kan det exempelvis finnas funktioner för:
Därför finns både enklare och mer avancerade lösningar beroende på hur företagets bilar används och vilken information verksamheten behöver.
Det viktigaste är egentligen ganska enkelt: att veta att informationen finns där om någon skulle fråga.
Istället för att i efterhand försöka återskapa resor från kalendern, mejlen eller minnet får företaget en löpande historik över körningarna.
Det skapar bättre ordning för föraren, administrationen och företaget – och gör det betydligt enklare den dagen äldre uppgifter behöver tas fram.
Behoven skiljer sig mellan ett företag med en enda tjänstebil och en verksamhet med många bilar och förare. Vi hjälper gärna till att gå igenom hur era fordon används och vilka funktioner ni faktiskt behöver.
Läs mer om digital körjournal för företag →
Vill du veta mer om hur en digital körjournal kan ge bättre kontroll över företagets bilar?
Telekonsult
Systratorpsvägen 16
352 46 Växjö
Telefon: 0470-765900
E-post: info.telekonsult@elonbusiness.se
8.00-17.00 lunch 11.30-12.30 vardagar.