För hantverkare sker arbetsdagen ofta ute hos kunden, i servicebilen eller på olika arbetsplatser. Då behöver företagets telefoni fungera lika bra utanför kontoret. Och ni behöver inte vara ett stort företag för att ha nytta av en mobilväxel. Även ett företag med två eller tre medarbetare kan börja med en enkel lösning och välja de funktioner som faktiskt behövs.
Med en mobilväxel kan ni hjälpas åt att svara på kundsamtal, styra samtal rätt och använda företagets nummer direkt i mobilen. När behovet finns kan ni lägga till exempelvis jour, smart samtalsstyrning och fler funktioner. Här visar vi konkreta exempel på hur telefonin kan förenkla arbetsdagen för både små och större hantverksföretag.
När personalen är ute på jobb behöver inkommande samtal inte vara beroende av en enda person. Med en svarsgrupp kan flera medarbetare svara på samma företagsnummer och samtalen fördelas efter hur ni vill arbeta. Kunden har större möjlighet att få svar även när någon är upptagen eller arbetar hos en annan kund.
Med knappval kan kunden exempelvis välja service, bokning eller en annan avdelning. Samtalet går direkt till rätt person eller svarsgrupp, vilket minskar behovet av att koppla samtal vidare och gör det enklare för kunden att få rätt hjälp från början.
När alla är upptagna behöver kunden inte sitta kvar och vänta i telefonkö. Med Ringback behåller kunden sin plats och blir automatiskt uppringd när det är dags. Det passar bra för ett hantverksföretag där belastningen kan variera samtidigt som personalen behöver fortsätta arbeta ute hos kunder.
I mobilappen kan medarbetaren bland annat ringa och koppla samtal, se kollegors status, hantera svarsgrupper och styra sin tillgänglighet. Företagets mobilväxel följer med oavsett om arbetsdagen sker på kontoret, i servicebilen eller ute hos kunden.
Kundernas behov följer inte alltid företagets öppettider. Telefonin kan automatiskt anpassas efter tid, kund och vem som arbetar.
Telefonin kan automatiskt ändra hur samtalen hanteras beroende på tid och dag. När arbetsdagen börjar aktiveras rätt profil och när företaget stänger kan samtalen exempelvis gå vidare till jour, ett annat samtalsflöde eller röstbrevlåda. Personalen behöver inte komma ihåg att koppla om telefonin manuellt varje dag.
När en kund behöver akut hjälp på kvällen eller under helgen kan samtalet styras till den person eller grupp som har jour. Jouren kan tidsstyras efter dag och klockslag så att samtalen automatiskt går rätt när den ordinarie verksamheten är stängd. Kunden når rätt person utan att företaget behöver koppla om jouren manuellt varje gång.
Mobilväxeln kan känna igen telefonnumret som samtalet kommer från och låta olika kunder och kontakter få olika vägar genom växeln. En kund kan exempelvis komma direkt till jouren, en prioriterad kontakt till en särskild svarsgrupp och andra samtal följa företagets vanliga kvällsflöde.
När medarbetaren ringer från mobilen behöver det privata mobilnumret inte visas. Det går att välja vilket av företagets nummer som ska visas för kunden, exempelvis huvudnumret, ett direktnummer eller ett särskilt servicenummer.
Olika arbetsroller kan behöva visa olika nummer utåt. När en viss profil eller ett visst arbetssätt är aktivt kan telefonin styra vilket nummer som visas när medarbetaren ringer. Det gör att kunden möter rätt företagsnummer även när samma person arbetar med flera typer av ärenden.
Arbetsdagen kan ske på kontoret, i servicebilen eller på en tillfällig arbetsplats. Med rätt utrustning och mobil uppkoppling kan företagets kommunikation fungera även när arbetsmiljön förändras.
För den som pratar mycket i telefon kan rätt headset göra stor skillnad. Valet beror bland annat på om samtalen sker via mobil, dator eller bordstelefon, hur mycket ljud det finns runt omkring och om användaren behöver kunna röra sig under samtalet.
Alla behöver inte samma telefon. För vissa är en smidig mobil viktigast, medan andra behöver en robust modell som tål en tuffare arbetsmiljö. Det finns även bordstelefoner och trådlösa lösningar för den som arbetar mer stationärt.
På en byggarbetsplats eller i en tillfällig lokal finns inte alltid fiber. Med mobilt bredband och en 4G- eller 5G-router kan flera datorer, surfplattor och andra enheter få internet via mobilnätet.
Servicebilen är en viktig del av arbetsdagen för många hantverkare. Med mobilt bredband, IoT och digital körjournal kan både uppkoppling och administration följa med mellan arbetsplatserna.
Med IoT-abonnemang kan portar, larm, maskiner, mätutrustning och annan teknik kopplas upp.
På platser där fiber saknas kan mobilt bredband ge företaget internet via mobilnätet.
Med digital körjournal registreras resorna automatiskt och administrationen förenklas.
På mindre företag står kontoret ibland tomt när alla är ute på jobb. Ändå kan kunder, leverantörer och bud behöva få kontakt.
När någon ringer på kan samtalet gå vidare till mobilen eller en svarsgrupp.
När ingen kan svara kan kunden få ett tydligt besked och lämna ett meddelande.
Röstmeddelanden och telefonsamtal kan omvandlas till text och bli enklare att följa upp.
Ett inspelat kundsamtal kan lyssnas på i efterhand när viktiga detaljer behöver följas upp.
Ett mindre hantverksföretag behöver inte använda alla funktioner från början. Det viktiga är att telefonin är uppbyggd så att den passar hur företaget arbetar idag och kan utvecklas när behoven förändras. När fler medarbetare tillkommer kan fler hjälpas åt att svara, nya svarsgrupper och avdelningar skapas och funktioner för jour, SMS, transkribering, uppkoppling och andra delar läggas till efter hand.
Det finns ingen telefonilösning som passar alla hantverksföretag på exakt samma sätt. Vi börjar därför med hur ni arbetar, hur kunderna kontaktar er och vad som tar onödig tid i vardagen. Därefter sätter vi tillsammans ihop en lösning med de funktioner som faktiskt gör nytta och hjälper till med installation, utbildning och support när allt är på plats.
Telekonsult
Systratorpsvägen 16
352 46 Växjö
Telefon: 0470-765900
E-post: info.telekonsult@elonbusiness.se
8.00-17.00 lunch 11.30-12.30 vardagar.