Många använder Microsoft 365 och Outlook varje dag för att planera möten, kundbesök och andra aktiviteter. Samtidigt förväntar sig kunder och kollegor att kunna nå rätt person vid rätt tidpunkt.
Med en kalenderkoppling mellan Outlook och företagets mobila växel kan telefonsystemet automatiskt anpassa din tillgänglighet efter bokningarna i kalendern.
När ett möte börjar kan rätt status och hänvisning aktiveras automatiskt. När mötet är slut blir du tillgänglig igen – utan att behöva ändra något manuellt.
Det innebär mindre administration, färre störningar och bättre information till den som försöker nå dig.
Kalenderkopplingen låter telefonsystemet använda information från din kalender i Microsoft 365 för att automatiskt anpassa din status och hänvisning.
Har du exempelvis ett möte bokat i Outlook kan den mobila växeln automatiskt registrera att du är upptagen när mötet börjar. När mötet är slut återgår du till normal tillgänglighet.
Du slipper därmed komma ihåg att manuellt ändra status varje gång du går in eller ut ur ett möte.
Har du någon gång glömt att ändra din hänvisning när du går in i ett möte?
Det är lätt hänt. Telefonen fortsätter annars att ringa trots att du inte har möjlighet att svara, samtidigt som den som ringer inte vet varför du är otillgänglig.
Med kalenderkopplingen kan Outlook och den mobila växeln arbeta tillsammans. När mötet börjar aktiveras rätt status och hänvisning automatiskt och när mötet är slut återgår du till normal tillgänglighet.
En viktig fördel med automatisk hänvisning är att den som ringer kan få korrekt information direkt.
Om du sitter i möte kan telefonsystemet exempelvis informera om att du är upptagen och när du förväntas vara tillgänglig igen.
Samma princip kan användas vid exempelvis semester, VAB, utbildning eller andra aktiviteter där du inte har möjlighet att svara.
Istället för att telefonen bara ringer utan svar får kunden en tydligare förklaring och ett mer professionellt bemötande.
Telefonsamtal mitt under ett möte kan skapa onödiga avbrott. När kalendern automatiskt styr tillgängligheten minskar behovet av att själv komma ihåg att ändra hänvisningen inför varje möte.
Samtidigt kan företagets övriga samtalsfunktioner fortsätta hantera inkommande samtal enligt de rutiner som företaget har valt.
Det ger bättre arbetsro och gör det enklare att fokusera på det som är viktigt för stunden.
Automatisk uppdatering av status hjälper inte bara den som ringer. Även kollegorna får bättre information om din tillgänglighet.
De kan se om du exempelvis är tillgänglig, sitter i möte eller är frånvarande och får därmed lättare att avgöra vem som kan hjälpa kunden.
Det kan ge smidigare intern kommunikation och bidra till snabbare service.
Kalenderkoppling är kanske inte den mest avancerade funktionen i en modern mobil växel, men den kan vara en av de funktioner som gör störst praktisk skillnad i vardagen.
Genom att låta Microsoft 365, Outlook och telefonsystemet arbeta tillsammans minskar behovet av manuell hantering samtidigt som kunder och kollegor får bättre information.
För användare av HybraUC finns möjlighet att koppla Outlook-kalendern till telefonsystemet så att status, profiler och hänvisningar kan hanteras automatiskt utifrån kalenderbokningarna.
Det är en funktion som arbetar i bakgrunden varje arbetsdag – utan att användaren behöver tänka på den.
Ja. Med en aktiv kalenderkoppling kan den mobila växeln använda bokningar i Microsoft 365 för att automatiskt aktivera rätt status och hänvisning när mötet börjar.
Ja. Beroende på företagets inställningar kan den som ringer exempelvis få information om att du sitter i möte, är frånvarande eller när du förväntas vara tillgänglig igen.
Kalenderkopplingen kan användas tillsammans med olika typer av aktiviteter och frånvaro, exempelvis möten, semester, VAB och utbildning, beroende på hur företagets profiler och hänvisningar är konfigurerade.
Nej. När kalenderkopplingen är aktiverad kan status och hänvisning uppdateras automatiskt utifrån dina kalenderbokningar.
När kalenderbokningen är slut kan telefonsystemet automatiskt återställa din tillgänglighet enligt de inställningar som används i företagets mobila växel.
Med kalenderkoppling mellan Microsoft 365 och den mobila växeln får du bland annat:
Ibland är det de små funktionerna som gör den största skillnaden i vardagen.
Kalenderkoppling är en av många funktioner som kan göra företagets telefoni enklare och mer automatiserad.
Telekonsult
Systratorpsvägen 16
352 46 Växjö
Telefon: 0470-765900
E-post: info.telekonsult@elonbusiness.se
8.00-17.00 lunch 11.30-12.30 vardagar.