Vad tjänar företaget på AI i telefonin?

Vad tjänar företaget på AI i telefonin? Börja med tiden som går åt efter samtalet: att skriva, leta efter uppgifter och reda ut vad som lovades. Där kan ni mäta om AI-stödet gör arbetsdagen enklare.

Ett bra beslut behöver mer än en lista med funktioner. Ni behöver veta vilket arbete som ska förbättras, hur ofta det förekommer och vad lösningen kostar. Här får ni ett praktiskt sätt att räkna och följa upp ett första test.

Välj ett problem som går att följa upp

Börja med en fråga som kollegorna känner igen. Tar samtalsanteckningarna lång tid? Blir offerter liggande för att underlag saknas? Behöver nästa person ringa tillbaka för att förstå ärendet? Välj ett problem och håll fast vid det under testet.

För en säljare kan målet vara tydligare underlag inför en offert. För en arbetsledare kan det vara färre frågor om vad kunden beställt. På kundservice kan det vara kortare efterarbete. När målet är konkret blir det lättare att avgöra om förändringen är värd att fortsätta med.

Vad kan AI-stödet hjälpa till med?

Transkribering gör samtal till text, och AI-sammanfattningar gör innehållet lättare att överblicka. Det kan ge ett bättre underlag för fortsatt arbete. Läs mer om funktionerna i vår översikt över AI i företagstelefoni.

Automatisk analys, förslag på åtgärder och överföring till andra system behöver bedömas separat. Vi går igenom vad som är tillgängligt i ert upplägg och vad som kräver tillägg eller integration. Ett bra första test ska bygga på funktioner ni faktiskt kan använda.

Räkneexempel: vad betyder en minut per samtal?

Anta att ett team hanterar 30 samtal per arbetsdag som kräver dokumentation. Om det granskade efterarbetet minskar med en minut per samtal blir det 30 minuter per dag. Med 20 arbetsdagar motsvarar det 600 minuter, alltså 10 timmar per månad.

Frigjord tid är inte automatiskt pengar som försvinner från lönekostnaden. Värdet kan vara att hinna återkoppla samma dag, arbeta igenom fler offerter eller få mindre arbete kvar vid stängning. Bestäm därför också vad ni vill använda tiden till.

Mät hela arbetsmomentet, även kontrollen

Mät några vanliga arbetsdagar före införandet och jämför med en liknande period under testet. Följ samma sorts ärenden så långt det går. En period med enkla bokningar går inte att jämföra rakt av med en vecka full av komplicerad felsökning.

Räkna tiden från avslutat samtal tills ärendet är redo för nästa steg. Ta med läsning, rättning och överföring av sammanfattningen. Anteckna också hur ofta någon måste komplettera uppgifterna senare. Då blir jämförelsen mer användbar än om ni bara mäter hur snabbt AI-texten skapas.

Följ både tid och kvalitet

En kortare anteckning är inte alltid en bättre anteckning. Granska ett litet urval tillsammans: framgår kundens fråga, överenskommelsen och vem som ska göra vad? Går det att fortsätta arbetet med informationen som finns?

Ni kan kombinera den genomgången med samtalsrapporter för att förstå belastningen. Samtalsstatistik visar exempelvis volymer och tider; innehållet i en AI-sammanfattning besvarar andra frågor. Håll isär dessa underlag när ni drar slutsatser.

Vad behöver finnas med i kostnaden?

Be om ett upplägg som tydligt beskriver användning, omfattning, löpande kostnad och eventuell uppstart. Kontrollera också vad utbildning och önskade integrationer innebär. Priset behöver sättas i relation till det arbetsmoment ni vill förbättra, inte bara till antalet funktioner.

Transkribering av röstmeddelanden ingår som standard för användare av vår mobila växel och behöver aktiveras. Transkribering av hela samtal är ett separat upplägg som vi går igenom med er. Läs om skillnaden mellan röstmeddelanden och samtal till text.

Så kan ni lägga upp ett första test

Välj en användare eller en samtalskö, utse någon som samlar in erfarenheterna och bestäm när ni följer upp. Kom överens om vilka uppgifter som ska kontrolleras innan texten används vidare. Gå också igenom åtkomst och hantering av samtalsinformationen innan starten.

Vid uppföljningen behöver ni kunna svara på tre frågor: Blev underlaget bättre? Minskade det sammanlagda arbetet? Är nyttan rimlig i förhållande till kostnaden? Om svaren är otydliga kan arbetssättet behöva justeras innan fler användare kopplas på.

Vanliga frågor om nyttan med AI-telefoni

Vill du få mer tid för kunderna?

Vi hjälper dig att se hur AI i telefonin kan förenkla arbetet på ditt företag. Har du redan tjänsten och behöver hjälp med inställningar eller aktivering? Vår support hjälper dig vidare.

Vill du se fler möjligheter? Se vår samlade guide till AI-telefoni för företag.