När man hör ordet telefonistplats är det många som tänker på stora företag med bemannade receptioner och avancerade växelsystem. Men idag används telefonistplatser av företag i alla storlekar för att skapa bättre kundservice, kortare svarstider och enklare hantering av inkommande samtal.
En telefonistplats ger den som svarar en samlad överblick över företagets telefoni. Du kan snabbt se vilka medarbetare som är tillgängliga, upptagna, sitter i möte eller har aktiverat en hänvisning – och koppla kunden till rätt person.
En telefonistplats är ett verktyg för att hantera inkommande samtal och företagets telefoni från ett gemensamt gränssnitt.
Den som svarar kan exempelvis se kollegornas status, hantera inkommande samtal och köer samt snabbt hitta rätt person att koppla samtalet till.
Det ger bättre överblick och gör det enklare att ge kunden snabb service redan vid första kontakten.
En av de största fördelarna är att kunder snabbare kan komma fram till rätt person. Istället för att kopplas runt mellan olika medarbetare kan den som svarar direkt se vem som är tillgänglig och skicka samtalet rätt från början.
En telefonistplats kan bidra till:
För företag som tar emot många samtal kan även små tidsbesparingar göra stor skillnad över tid.
Vill du se fler funktioner som kan förbättra upplevelsen för den som ringer? Läs Bättre kundupplevelse i telefon →
En modern telefonistplats behöver inte bara handla om att svara och koppla telefonsamtal. Flera kommunikationsvägar kan samlas i samma arbetsyta.
Det kan exempelvis handla om:
Det gör att den som arbetar med reception eller kundservice kan få en tydligare överblick över företagets inkommande kundkontakter.
För receptioner och kundservice är det också viktigt att kunna se hur företagets inkommande samtal utvecklas. Med rätt funktioner går det att få bättre kontroll över köer, väntetider och hur samtalen tas om hand.
Läs mer om smarta köfunktioner → och hur Wallboard visar samtalen i realtid →
För många kunder är telefonsamtalet fortfarande ett snabbt sätt att få kontakt med ett företag. Hur samtalet hanteras kan därför påverka hela kundupplevelsen.
Om kunden snabbt kommer fram till rätt person skapas ett professionellt första intryck. Om kunden däremot får vänta länge eller kopplas runt mellan flera personer ökar risken för frustration.
En väl fungerande telefonistplats hjälper företaget att ta hand om inkommande samtal snabbare och mer strukturerat.
En telefonistplats behöver inte vara reserverad för stora företag eller organisationer med en traditionell reception.
Även mindre företag kan ha stor nytta av att samla inkommande samtal, kollegornas status och andra kundkontakter på ett ställe.
Det kan exempelvis passa företag där en eller flera medarbetare ansvarar för att svara på inkommande samtal samtidigt som de har andra arbetsuppgifter.
Telefonistplatsen ger en tydlig överblick över bland annat kollegors status, inkommande samtal, köer och kundkontakter.
Den kan även användas tillsammans med andra funktioner i företagstelefonin, vilket gör det enklare för reception, kundservice och andra användare som hanterar många inkommande kontakter att arbeta effektivt.
Vill du se fler möjligheter med datorn som arbetsverktyg för företagstelefonin? Läs mer om datorappen Communicator →
Telefonistplatsen är en del av en större helhet. Med en modern mobil växel kan företaget samla telefoni, svarsgrupper, köer, hänvisningar och andra kommunikationsfunktioner i samma system.
Telekonsult hjälper företag att anpassa lösningen efter hur samtalen faktiskt hanteras i verksamheten – från enskilda användare till reception, kundservice och större svarsgrupper.
Läs mer om vår mobila växel för företag →
På Tips & Tricks samlar vi fler guider om funktioner som kan göra det enklare för kunder att komma fram och hjälpa företaget att hantera inkommande samtal bättre.
Telekonsult
Systratorpsvägen 16
352 46 Växjö
Telefon: 0470-765900
E-post: info.telekonsult@elonbusiness.se
8.00-17.00 lunch 11.30-12.30 vardagar.