Gemensam röstbrevlåda

Vem tar hand om kundens röstmeddelande? Med en gemensam röstbrevlåda i mobilväxel HybraUC kan flera kollegor hjälpas åt. Funktionen heter Delad röstbrevlåda och samlar teamets meddelanden så att ni kan fördela arbetet och följa vad som är hanterat.

Två kollegor följer upp ett röstmeddelande vid datorn, en med headset och en som antecknar. — Hjälps åt att ta hand om kundernas röstmeddelanden.

En röstbrevlåda för teamet

En personlig röstbrevlåda hör till en användare. En delad röstbrevlåda är till för flera, exempelvis försäljning, support eller en avdelning på kontoret. Behöriga kollegor kan hantera meddelandena i mobilappen eller datorappen.

Fördela meddelanden och följ upp

I mobilappen kan ni lyssna på meddelandet, tilldela det till en kollega och lägga till en anteckning. Statusen kan ändras till Ny, Pågående eller Stängd, så att övriga ser hur arbetet går.

Nya gemensamma meddelanden kan aviseras med notiser och markeringar i appen. För att telefonen ska visa notiser behöver de vara aktiverade både i appen och i telefonens inställningar.

Exempel från en supportgrupp: En kund lämnar ett meddelande om ett problem. En kollega lyssnar, tilldelar meddelandet till rätt tekniker och skriver vad kunden behöver hjälp med. Teknikern sätter status till Pågående och avslutar med Stängd när ärendet är färdigt.

Mindre dubbelarbete och tydligare ansvar

Med en gemensam rutin blir det lättare att undvika att två kollegor följer upp samma meddelande eller att alla tror att någon annan har gjort det. Bestäm vem som bevakar nya meddelanden och när ett ärende ska markeras som klart.

Läs röstmeddelandet som text – kostnadsfritt

Vill ni kunna läsa meddelandena i stället för att lyssna? Transkribering ingår kostnadsfritt och kan aktiveras om ni önskar. Röstmeddelandet omvandlas då till text, så att ni enkelt kan ta del av kundens ärende även när det inte passar att lyssna. Säg till oss så hjälper vi er att komma igång.

Hantera i appen eller få ljudfilen via mejl

Det finns två lägen. Standardläget används för gemensam hantering i mobil- eller datorappen. I e-postläget skickas röstmeddelandet i stället som en bifogad ljudfil till en eller flera mottagare. Välj arbetssätt efter hur teamet följer upp kundkontakter.

Anpassa hälsning och åtkomst

Röstbrevlådan får ett namn och ett hälsningsmeddelande som spelas före inspelningen. De användare som ska arbeta med den behöver få rätt behörighet. Telekonsult hjälper er med inställningarna och hur röstbrevlådan ska passa in i ert samtalsflöde.

Läs också om svarsgrupper och telefonköer och datorappen Communicator.