Ska det ringa hos alla samtidigt, gå till den som varit ledig längst eller fördelas jämnt mellan medarbetarna? I företagets mobila växel kan ni välja hur inkommande samtal ska fördelas i varje telefonkö.
En ringstrategi är regeln som avgör vilken medarbetare i svarsgruppen som får nästa inkommande samtal. Ni väljer strategi för varje telefonkö utifrån hur teamet arbetar.
Samtalet ringer samtidigt hos alla tillgängliga medarbetare. Den som svarar först får samtalet.
Samtalet börjar alltid hos den första personen i ordningen och går vidare tills någon kan svara.
Nästa samtal går automatiskt till den medarbetare som varit ledig längst.
Nästa samtal går till den medarbetare som har hanterat minst antal samtal.
Växeln väljer slumpmässigt en tillgänglig medarbetare i telefonkön för nästa samtal.
Samtalen fördelas i turordning och växeln kommer ihåg vem som fick det senaste samtalet.
Medarbetarna ligger i en bestämd ordning och samtalen fördelas vidare i turordning.
Viktningen påverkar hur stor chans olika medarbetare har att få nästa inkommande samtal.
Det går även att använda viktning för att påverka hur samtalen fördelas. Det gör det möjligt att låta vissa medarbetare ta en större eller mindre andel av samtalen beroende på exempelvis roll, erfarenhet eller arbetsuppgift.
Det finns ingen ringstrategi som är bäst för alla. En kundservice där snabbast möjliga svar är viktigast kan exempelvis välja Ring alla, medan ett supportteam kan använda Längst ledig eller Minst samtal för att få en jämnare arbetsbelastning.
Har vissa medarbetare ett större ansvar för inkommande samtal kan istället en linjär eller viktad fördelning vara lämpligare. Vi hjälper er att välja och ställa in den ringstrategi som passar hur företaget faktiskt arbetar.
Företaget behöver inte använda samma ringstrategi överallt. Support, kundservice, försäljning och växel kan ha olika telefonköer och olika sätt att fördela samtalen beroende på hur respektive team arbetar.
Det går också att kombinera ringstrategierna med andra funktioner i den mobila växeln. Medarbetarna kan exempelvis logga in och ut ur telefonköer beroende på när de har möjlighet att hjälpa till att svara.
Ringstrategin bestämmer hur samtalen fördelas mellan medarbetarna, men en telefonkö kan kompletteras med fler funktioner för att förbättra både kundupplevelsen och arbetssättet.
Läs om smarta köfunktioner som köplats, beräknad väntetid, uppföljning av missade samtal, VIP-kö och automatisk jourstyrning.
Med Ringback kan kunden lägga på men behålla sin plats i kön och bli automatiskt uppringd när det är kundens tur. Med Callback kan kunden istället lämna sitt nummer och bli kontaktad av företaget.
Det går även att använda AI-transkribering för utvalda telefonköer. Samtalen kan då omvandlas till text, vilket gör det enklare att dokumentera, söka i och följa upp kundsamtal.
Vill ni se hur telefonköerna faktiskt fungerar under dagen kan ni även följa statistik, väntetider och historik för företagets telefonköer →
Se fler smarta funktioner och Tips & Tricks för företagets mobila växel →
Telekonsult
Systratorpsvägen 16
352 46 Växjö
Telefon: 0470-765900
E-post: info.telekonsult@elonbusiness.se
8.00-17.00 lunch 11.30-12.30 vardagar.