På en städfirma, inom vitvaruservice eller fastighetsservice är arbetsplatsen ofta hemma hos kunden eller ute i en fastighet. Samma behov finns hos fönsterputsare, trädgårdsföretag och andra mindre serviceföretag. Med en mobilväxel kan ni hjälpas åt att svara, hålla kunderna uppdaterade och hantera kontakten även när alla är på olika håll. Börja med det ni behöver och bygg vidare när verksamheten växer.
Tryck på knapparna i bilderna för att se exempel på hur funktionerna kan användas.
Svara även när ni är ute hos kund
Kunden ringer medan ni felsöker en diskmaskin, städar ett trapphus eller hjälper en hyresgäst. Låt företagsnumret följa arbetet och samtalet gå vidare när någon är upptagen.
Hjälps åt med inkommande samtal
Låt samtal till företaget ringa hos flera medarbetare eller gå vidare i en bestämd ordning. Då kan en kollega ta emot nästa serviceförfrågan när du står mitt i ett uppdrag.
Har ni flera arbetsområden kan ett enkelt knappval skilja nybokningar från exempelvis fastighetsservice. För ett litet team räcker ofta en gemensam svarsgrupp.
När ni ser vilket knappval kunden gjort blir det lättare att inleda samtalet rätt, exempelvis om kunden söker vitvaruservice eller vill ändra en bokning.
När ett arbete inte går att avbryta behöver kunden ändå få en tydlig väg vidare. Ordna återuppringning eller låt kollegorna hjälpas åt med meddelandena.
Behåll platsen i kön
Kunden kan lägga på och behålla sin köplats. När det blir kundens tur ringer systemet upp och kopplar samtalet till en ledig medarbetare.
Ett transkriberat röstmeddelande kan vara lättare att överblicka i en bullrig miljö. Kontrollera namn, adress och andra viktiga uppgifter mot originalet.
Planerade kundbesök, lunch och jour kräver olika upplägg. Anpassa tillgängligheten så att kunden får rätt besked och brådskande ärenden når den som faktiskt har beredskap.
Ge rätt besked när ni har stängt
Anpassa öppettider och hälsningar för bokningen och andra arbetsområden. Kunden får veta när ni svarar och hur kontakten ska tas efter stängning.
Med en anpassad kalenderkoppling kan bokade möten påverka tillgängligheten i växeln. Bestäm vilka kalenderhändelser som ska styra och vad som ska hända med samtalet.
För fastighetsservice kan en separat jourgrupp vara praktisk. Styr samtalet till den som har beredskap och ge tydliga besked om vad jouren tar hand om.
En kort uppdatering kan räcka för att kunden ska veta när ni kommer. Samla också den interna kommunikationen så att nästa kollega har rätt information.
Meddela ändrad ankomsttid
Skicka ett SMS från datorn när ett servicebesök behöver flyttas eller kunden behöver få en praktisk instruktion. Ni väljer en avsändare som stöds av tjänsten.
Med stöd för SMS till fastnätsnumret kan kunden exempelvis lämna en portkod eller be om återkontakt. Välj vilka uppgifter som passar i SMS och hur meddelandena följs upp.
Vilken maskin gäller det, vad har kunden redan provat och när passar ett besök? Samtalsstöd och återkommande rapporter kan förenkla uppföljningen när arbetsdagen går fort.
Lyssna tillbaka på överenskommelsen
Inspelning kan ge stöd när ni behöver kontrollera vad som sades. Välj vilka samtal som ska spelas in och hur information, åtkomst och lagring ska hanteras.
Transkribering gör det möjligt att gå tillbaka till samtalet i text. Kontrollera särskilt modellnummer, adresser och tider innan uppgifterna används i arbetsordern.
Med transkribering för en grupp kan behöriga medarbetare ta del av samtalsunderlaget. Anpassa upplägget efter vilka som faktiskt behöver informationen.
När medarbetarna arbetar på olika adresser behöver kontakterna vara lätta att hitta. Även den som står vid er egen dörr kan behöva nå någon som är ute på uppdrag.
Ha arbetskontakterna nära till hands
Samla kollegornas kontaktuppgifter så att det går snabbt att hitta den som ansvarar för nästa uppdrag.
Behoven skiljer sig mellan kontoret, servicebilen och arbetet utomhus. Välj kommunikation och uppkoppling efter arbetsmiljön och den utrustning som ska användas.
Kommunicera i bullriga arbetsmiljöer
Vid exempelvis trädgårdsarbete kan hörselskydd med kommunikation vara ett alternativ. Modell och skyddsnivå behöver passa bullret och arbetsuppgiften.
Tar du emot kundsamtal på kontoret eller behöver kunna röra dig under samtalet? I headsetväljaren kan du välja hur headsetet ska användas och vilka egenskaper som är viktiga för dig.
Städbesök, reservdelshämtning och fastighetsrundor ger många resor. En digital körjournal minskar arbetet med att hålla reda på körningen och sammanställa dagens resor. Den hjälper er både med servicebilens körning och med underlag för milersättning när en privat bil används i tjänsten.
Samla dagens resor med servicebilen
Registrera körningen digitalt och komplettera resorna med syfte och andra relevanta uppgifter. Det underlättar sammanställningen när bilen används för flera uppdrag under dagen.
Använder du ibland din privata bil för kundbesök eller andra resor i tjänsten? Med en digital körjournal kan du samla tjänsteresorna, komplettera med resans syfte och ta fram underlag för milersättning. Det sparar tid när resorna ska redovisas.
Vi börjar med hur ni arbetar, när det är svårt att hinna svara och vilken kontakt kunderna behöver. Sedan hjälper vi er med ett lämpligt upplägg, installation, utbildning och support. Ring gärna 0470-76 59 00 så går vi igenom behoven.
